En freelance, émettre une facture n’est pas une option, c’est une obligation ! Cet article a été rédigé pour t’aider à faire tes factures comme un pro : mentions obligatoires, conformité, TVA… On aborde TOUS les sujets. Et en
bonus on te présente un super outil gratuit pour te faire gagner du temps !
C’est parti.
Introduction à la facturation pour les freelances
Aaah, la facturation… Ce passage obligé peut parfois te sembler aussi complexe que de décrypter un hiéroglyphe égyptien, n’est-ce pas ? Mais ne t’en fais pas, c’est le sésame qui ouvre les portes de ton épanouissement professionnel en tant que freelance. Alors, prenons un café virtuel ensemble et plongeons dans les coulisses de la facturation.
Importance de la facturation dans le freelancing
Pour toi, entrepreneur, la facture n’est pas juste un bout de papier ou un PDF perdu dans les méandres de ton ordi. C’est la preuve de ton travail, le fruit de tes compétences, et surtout, c’est ce qui te permet de remplir ton frigo. Et accessoirement c’est obligatoire ! Bien plus qu’une simple demande de paiement pour une mission, c’est aussi un outil de communication qui reflète ta crédibilité et ton sérieux auprès de tes clients.
Les défis de la facturation en ligne pour auto entrepreneur
Mais voilà, bien gérer ses factures quand on est freelance, auto entrepreneur ou travailleur indépendant, c’est pas toujours simple. Il faut être précis et un faux pas peut vite arriver. Entre les retards de paiement qui te font faire des insomnies, les erreurs administratives qui peuvent te coûter cher et la sempiternelle question « dois-je appliquer la TVA ou pas sur cette mission ? », la facturation peut rapidement devenir un casse-tête. Pas de panique, on va démêler tout ça ensemble.
Comment facturer en tant que travailleur autonome ?
Ta liberté a un prix : celui de la connaissance et du respect des règles du jeu. Et en matière de facturation, le jeu, crois-moi, il vaut mieux le jouer en suivant scrupuleusement les règles.
Les mentions obligatoires sur une facture – modèle à suivre.
Alors, qu’est-ce qui doit absolument figurer sur ta facture pour qu’elle soit aux petits oignons ? Voici les mentions obligatoires :
- Ton nom et/ou celui de ta boîte (tu peux aussi rajouter ton statut juridique). Pour les entreprises individuelles la dénomination utilisée doit impérativement être précédée ou suivie des mots “ entrepreneur individuel ” ou des initiales “ EI ”.
- Ton adresse postale (ou celle de ton entreprise si elle est hébergée ailleurs que chez toi)
- Ton numéro SIREN (tu le trouveras sur le certificat d’immatriculation transmis par l’Insee)
- La date de la facture (La facture doit mentionner la date à laquelle est effectuée la livraison des biens ou de la prestation de services, si cette date est différente de la date d’émission de la facture)
- Un numéro unique basé sur une séquence chronologique. Adieu la créativité, ici on ne plaisante pas avec la numérotation : pas de trou dans la numérotation et la numérotation doit respecter l’ordre chronologique. Ce numéro peut ressembler à ça par exemple : 2023-08-25-0001. 2023 = année en cours, 08 = le mois, 25 le jour et 0001 le numéro de facture.
- Les coordonnées de ton client : l’identité de ton client ou sa raison sociale (si c’est un pro), adresse postale et email.
- La description précise de ce que tu as vendu qui correspond à ta mission / ta prestation de services
- Le prix unitaire de chaque prestation
- Le délai de règlement et les frais de recouvrement = Les intérêts de retard, taux de pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire légale en cas de retard de paiement (encadrées par la loi)
- Le montant hors taxes (HT)
- La TVA si applicable (on en reparle juste après)
- Et le total à payer.
Ouf, ça en fait des détails, mais chacun d’eux compte !
Exemple de facture freelance conforme
Voici le genre de facture établie à partir d’un modèle de facture que tu peux trouver en ligne ou dans Excel. Ça fait le job (on y retrouve ta prestation de services et toutes les infos obligatoires), mais c’est pas ultra pro. Je te présenterais à la fin de l’article un outil qui te permettra entre autres de personnaliser tes devis et tes factures avec tes couleurs, ton logo… Stay tuned.
La réglementation autour de la TVA
Ok, parlons de la TVA ! Celle qui peut t’apporter un peu de cash-flow ou te donner des sueurs froides. Si tu es micro-entrepreneur (= ton statut juridique / régime social est la micro-entreprise), tu as peut-être opté pour la franchise en base de TVA : traduction, tu ne la factures pas, et tu ne la récupères pas non plus. Mais attention, si tu dépasses les plafonds, l’administration fiscale te fera un signe (pas forcément amical) pour te dire de passer à la caisse. Donc, garde un œil sur les seuils de chiffres d’affaires de la micro-entreprise et sache qu’il existe d’autres statuts juridiques qui s’offrent à toi si ton CA pump : EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée), SASU (société à actions simplifiées unipersonnelle)… Des legaltech comme Swapn par exemple peuvent t’aider à changer de statut. Bref je divague, revenons à notre sujet, la facture freelance.
Les sanctions en cas de non-conformité
Imagine que tu oublies une de ces fameuses mentions obligatoires ou que tu décides de jouer au rebelle avec la TVA… Aïe ! Là, ça rigole moins. Les sanctions peuvent être salées. On parle d’amendes administratives pour chaque facture non conforme, et même de redressements fiscaux si tu as pris un peu trop de libertés avec la TVA. Pas de panique, je suis là pour te guider et t’éviter de tomber dans ces pièges.
Quelles sont les modalités pour facturer en France ou à l’étranger ? Quand facturer ses clients ?
La facturation, c’est un peu comme choisir entre le plat du jour ou la carte au resto. Chaque option a ses fans et ses détracteurs, et il te faudra choisir celle qui s’adapte le mieux ton rythme et ton activité.
Facturation au forfait vs Facturation au temps passé : Comment facturer des heures de travail ?
D’un côté, tu as le forfait : un prix fixe pour la réalisation de la mission. C’est rassurant, tu sais où tu vas, le client aussi, et pas de surprise sur la note finale. Mais attention, le piège est de bien estimer le travail pour ne pas finir par travailler pour des cacahuètes.
De l’autre, la facturation au temps passé, où chaque heure / jour de ton génie créatif est comptée (on parle souvent de TJM pour taux journalier moyen). C’est top pour les projets qui s’étirent plus que prévu, mais cela demande une rigueur à la CR7 pour bien noter chaque minute passée. Et accessoirement, faut que ton client soit ok de ne pas savoir à l’avance ce que va lui coûter ta presta.
Alors, team forfait ou team chronomètre ?
Quand facturer ?
C’est simple : facture dès que le travail est terminé (ou selon les termes / jalons établis avec ton client). Et au plus tard, 15 jours après l’exécution de la prestation de services (ça c’est la loi).
En adoptant un rythme régulier, tu poses les fondations d’une trésorerie stable et d’une relation de confiance solide avec tes clients.
Comment gérer les retards de paiement et les impayés ?
Maintenant, parlons de ce moment toujours délicat à gérer : le retard de paiement, voire l’impayé, ce spectre qui hante les nuits de nombreux freelances.
Première règle du Fight Club : Anticiper. Des Conditions Générales de Vente en béton, des pénalités de retard annoncées dès le départ, et une petite relance amicale avant l’échéance. Si malgré toutes ces précautions le paiement joue à cache-cache, pas de panique. Une relance, puis une mise en demeure, et si le client joue les Houdini, il existe des procédures (médiation, injonction de payer) pour récupérer ce qui t’appartient. Et oui, même en freelance, le respect des engagements c’est sacré et tu as plusieurs moyens de te faire respecter. C’est qui le patron ?
La gestion de la TVA
La gestion de la TVA est cruciale pour tout freelance. C’est un point fiscal à ne pas prendre à la légère, car il impacte directement tes finances et surtout ta conformité avec les réglementations en vigueur.
TVA non applicable
Tu as peut-être déjà vu cette phrase magique sur des factures : « TVA non applicable – article 293 B du CGI ». Cela sonne un peu comme une incantation, mais en fait, elle indique juste que tu es en dessous des fameux seuils de la franchise en base de TVA. Cela veut dire que tu ne factures pas de TVA à tes clients, ce qui peut être un avantage compétitif. Mais garde en tête que cela signifie aussi que tu ne peux pas récupérer la TVA sur tes propres achats.
Le passage au régime de la TVA
Alors, quand est-ce que tu dois dire adieu à cette douce vie sans TVA ? Cela arrive lorsque tes revenus dépassent un certain seuil. C’est un peu comme passer de la pataugeoire au grand bassin. Tu vas devoir commencer à facturer la TVA, et cela change la donne. Prépare-toi à faire un peu plus de paperasse (beaucoup plus en vrai), mais rappelle-toi que c’est aussi le signe que ton business grandit. Pas si mal, non ?
Calcul et déclaration de la TVA
Maintenant, passons aux maths : calculer la TVA, ce n’est pas sorcier Fred, mais il faut être précis. Tu dois appliquer le bon taux : normal (20%), intermédiaire (10%) ou réduit (5,5%) sur le montant hors taxe (HT). Et une fois que tu as collecté cette TVA (on parle de TVA collectée), il faut la reverser à l’État via des déclarations périodiques.
Mais attention, il ne s’agit pas de tout donner d’un coup sans réfléchir ! Si tu as payé de la TVA sur tes propres achats professionnels, tu peux la déduire (TVA déductibles). Gérer la TVA demande donc de la rigueur, mais une fois les règles assimilées, tu piloteras ta facturation avec confiance et efficacité. Si c’est pas ton truc ou si t’as peur de ne pas bien la gérer, tu peux te faire aider par un expert comptable. Il existe des experts comptables en ligne à des tarifs super compétitifs. Genre https://www.l-expert-comptable.com/ (le leader en France de la compta en ligne).
Comment faire une facture freelance ?
Entrons dans le vif du sujet : faire de la facturation une promenade de santé plutôt qu’un parcours du combattant. C’est l’heure de muscler ta gestion et d’opter pour des outils qui te feront dire : « Mais pourquoi je ne faisais pas ça avant ? »
Utiliser un logiciel de facturation freelance
Il existe une armada de logiciels de facturation conçus pour te simplifier la vie (et remplacer les modèles de facture que tu peux trouver dans Excel). Ces logiciels peuvent être d’une grande aide au quotidien : ils sont là pour te débarrasser des calculs fastidieux et des erreurs qui pourraient coûter cher. Tu entres tes informations, celles de ton client, tu choisis le montant, et pouf ! La facture est prête, aussi impeccable que tes nouvelles Jordan. Tu peux évidemment créer aussi tes devis avec ce genre de soft de facturation. Certains proposent même des outils de personnalisation, des suivis de paiement, des fonctionnalités d’automatisation…
Automatisation de la facturation
Pourquoi perdre ton temps à répéter les mêmes gestes chaque mois quand tu pourrais automatiser tout ça ? Si tu as des clients réguliers, l’automatisation est ta meilleure amie. Elle te permet de programmer l’envoi de factures périodiques, de relancer les retardataires et même de t’envoyer des rappels pour ne rien oublier. C’est un peu comme avoir un assistant personnel, mais sans le salaire à payer à la fin du mois.
Conservation et organisation des factures (et autres documents)
Si, comme moi, ranger ta chambre quand tu étais petit te semblait aussi amusant qu’un mercredi sans Dragon Ball Z, alors tu devrais confier l’organisation de tes documents de facturation (factures et devis) à un outil spécialement conçu pour ça. Tu assures la conformité de tes docs sans te casser la tête et retrouver une facture devient aussi intuitif que de suivre une recette sur le Thermomix. Adieu les fouilles intensives dignes d’un Indiana Jones des temps modernes à la recherche d’une facture égarée, bonjour la simplicité.
Quelles sont les meilleures pratiques et logiciels de facturation ?
C’est l’heure de peaufiner ta technique avec un outil / logiciel de facturation pour devenir un ninja de la facture. Avec ces cheat codes, tu vas fluidifier ton processus de facturation comme un pro de Tetris empile les blocs.
Check-list pour une facturation sans erreur
On commence par la base : une check-list. Avant de cliquer sur « envoyer », assure-toi que ta facture contient tous les éléments indispensables : numéro unique, dates, infos du client, détail des prestations…, et bien sûr, le total à payer clair et net. Vérifie deux fois plutôt qu’une les calculs et les fautes de frappe.
Ressources supplémentaires et application de facturation
Maintenant, soyons clairs, même les héros ont besoin d’un sidekick. Et heureusement pour toi, il y a plein de ressources pour te seconder. Des sites web pour répondre à tes questions fiscales, des forums de freelances, des webinaires, des tutoriels… la liste est longue. D’ailleurs tu retrouve tout ça sur Cherry Pick 😉
Btw, pour faire tes factures tu peux utiliser un template de facture de freelance à adapter en fonction de ton secteur d’activité (y en a plein en ligne) mais perso, je te recommande plutôt d’utiliser une application comme Tiime C’est un logiciel de facturation français entièrement personnalisable, ultra simple et en plus 100% gratuit ! Noté 4,8/5 sur Google et utilisé par des milliers de freelances et entrepreneurs, on te le recommande les yeux fermés.
Let’s go, teste Tiime et tu nous remercieras 😉
Te voilà prêt ! Tu as désormais toutes les connaissances nécessaires pour exceller dans l’art de la facturation en tant que freelance. Tu connais les obligations légales et tu maîtrises les stratégies d’une facture optimisée. Pour parfaire ton équipement, tu vas pouvoir télécharger Tiime qui se révèlera un super allié : intuitif, exhaustif, et mieux encore, gratos. Enjoy.
