Le statut de freelance ou de travailleur indépendant a pris un essor considérable ces dernières années. Cette nouvelle forme de travail peut convenir à différents métiers, parmi ceux-ci on peut trouver le conseil, la formation ou encore le développement informatique. Les avantages de ce statut permettent à l’entrepreneur de gérer son emploi du temps et ses missions comme il le souhaite. Le statut freelance se distingue du salarié en CDD et CDI et  lui confère à ce titre différents droits et devoirs, notamment la possibilité de déduire ses charges. Qu’est ce qu’une charge déductible pour les freelance ? A quel moment les déclarer ? Comment y procéder ? Quelles sont les charges déductibles d’un freelance ?

 

Définition et conditions de déductibilité des charges

Qu’est ce qu’une charge déductible ?

Une charge déductible est une charge que tu peux déduire de ton revenu imposable globale afin de réduire votre assiette de taxation. Elles ne peuvent être déduites qu’une seule fois. Pour être déductibles, les charges doivent :

  • revêtir un caractère professionnel et se rattacher à la gestion de l’entreprise
  • être justifiables auprès des organismes par le biais de factures ou de quittances
  • présenter un montant qui n’est pas excessif
  • être comprises dans l’exercice au cours duquel les charges ont été engagées

A noter aussi qu’une charge est considérée dans l’intérêt de l’entreprise lorsqu’elle ne relève pas d’actes anormaux de gestion. Tout acte non-justifiable considérant une recette qui n’a pas été perçue ou une dépense qui n’aurait pas dû être engagée dans l’intérêt de l’exploitation représente un acte anormal de gestion. 

 

Comment déduire des charges de mon activité ?

Les dépenses sont déduites sur leur montant réel, cependant, certains frais peuvent aussi être évalués forfaitairement, par exemple les frais correspondant aux dépenses de véhicules. D’autre part, certaines professions bénéficient de régimes spécifiques concernant l’évaluation de leurs frais.  C’est le cas des indépendants (ou freelances) en micro-entreprise, qui ne peuvent déduire leurs charges professionnelles directement pour leur montant réel. En contrepartie, un abattement forfaitaire intégrant les charges de la micro-entreprise (frais de déplacement, dépenses liées au local, frais de véhicule…), est automatiquement prévu par l’administration fiscale. Le montant de cet abattement s’élève à 71% pour les activités d’achat-revente, 34% pour les professions libérales et tous les titulaires de BIC (bénéfices industriels et commerciaux) et à 50% pour les prestations de services commerciales ou industrielles.

 

Exemples de non-déductibilité des charges

Certaines charges peuvent être déduites à tort, il convient d’être vigilant car cela peut faire l’objet d’un contrôl fiscal. Cela peut concerner : 

  • tes frais de représentation
  • tes pénalités et amendes
  • tes taxe foncière
  • tes loyer qui est à réintégrer à l’IR
  • tes taxe d’habitation
  • tes ligne téléphonique si vous en faites un usage mixte (déduire 80% max)

Aussi, il convient de faire attention à l’administration des fournisseurs qui peuvent remettre en cause la déductibilité des charges. Cela concerne surtout les sociétés de service. Les charges ne sont pas déductibles lorsqu’elles concernent des prestataires situés dans des états non coopératifs. (impôts, cautionnement, redevance de brevet)

 

Les charges déductibles d’un travailleur indépendant

En tant qu’indépendant, un professionnel a le droit de déduire des “frais généraux” qui pourraient être comparable aux “frais réels” des salariés. En cas de non respect de la loi encadrant le droit de déduire certaines charges, l’indépendant peut être soumis à un redressement fiscal. Ainsi, nous te conseillons de garder tous vos justificatifs et de reporter le nom de tous vos clients/prestataires sur tes reçus liés à une invitation (repas, cadeaux etc)

 

Frais de déplacement

En prospection ou ponctuellement en visite chez un fournisseur, tu peux être amené à te déplacer. Le surcoût d’une chambre d’hôtel ou d’une location d’appartement peuvent être déductibles sur la base des frais réels engagés. Différentes options sont envisageables pour déduire ces frais :

  • soit en passant des indemnités kilométriques
  • en souscrivant un leasing au nom de la société par exemple.

Frais de restauration

Des frais de repas peuvent être à déduire que tu sois seul ou en compagnie de tes prospects, clients, partenaires… La limite de montant n’est pas strictement indiquée cependant il est recommandé de déduire tes frais de façon raisonnable.

 

Frais de formation

Ces frais doivent être liés à l’apprentissage de nouvelles compétences ou aider ton entreprise à avoir une meilleure visibilité. A titre d’exemples, il peut s’agir : 

  • de séminaires
  • de conférences
  • d’abonnements à des revues professionnelles

Profites en, la formation permet aussi de bénéficier d’un crédit d’impôt ! 

Frais de publicité

Les frais de publicité seront liés à la stratégie marketing que tu aurais privilégiée. Ainsi, tu peux avoir des charges liées à la création :

  • d’affiches
  • de votre nom de domaine
  • d’un site internet
  • de cartes de visite

 

Frais de création 

Lors de la création d’entreprise, le freelance peut avancer quelques frais. Tu peux avoir des frais à déduire si tu as avancé des dépenses d’entreprise sur ton compte personnel : par exemple l’immatriculation de ta société ou le lancement de l’activité ton entreprise.

 

Frais facturés par vos prestataires 

Les prestations fiscales, juridiques, assurantiels sont déductibles de ton chiffre d’affaires, une bonne raison de plus pour bien s’entourer.

 

Frais liés à votre lieu d’activité

Plusieurs options s’offrent à toi si tu es freelance. Ton espace de travail doit pouvoir s’adapter à tes besoins organisationnels et relationnels. Ainsi, tu peux aisément choisir:

  • un espace de coworking
  • ton domicile: dans ce cas, ta société pourra également prendre en charge une quote part du loyer et charges d’électricité/chauffage. Cette quote part sera calculée en fonction de la surface professionnelle déclarée à l’administration suite à la création. Si ce cas se présente, penses également à déclarer ces revenus micro-fonciers sur ta déclaration de revenus personnels.
  • la location de bureaux

 

Frais télécom 

S’il t’es impossible de travailler sans téléphone ou ordinateur, ta société peut prendre en charge ta box internet ainsi que ton forfait téléphonique

Tout matériel ayant une valeur inférieur à 500 euros est déductible directement pour son montant d’achat. En revanche, si le prix est supérieur à 500 euros, la dépense sera étalée sur la durée d’amortissement.

Cesu préfinancé

Il s’agit d’un moyen de paiement permettant de financer des emplois à domicile ou des organismes de service à la personne. Le dispositif est accessible aux dirigeants et aux salariés, s’il y en a. Le montant maximum déductible par bénéficiaire est de 1830 euros par an.

Comment procéder à la gestion de mes charges déductibles ?

Notes de frais

Une note de frais est une fiche papier ou numérique permettant au chef d’entreprise de se faire rembourser à titre personnel des charges qu’il a du payé pour son entreprise. Ces notes de frais se font sur la base d’un justificatif. Celles-ci sont très contrôlés par l’URSSAF et l’administration fiscale, ainsi, il faut vous assurer que vos notes de frais sont :

  • nominatives
  • datées 
  • détaillées

A savoir que le montant de la TVA doit être indiqué pour chaque dépense. Il est conseillé pour toute entreprise en phase de croissance d’envisager une solution de gestion des notes de frais.

De nouveaux outils digitaux à disposition 

On peut remercier les nouvelles technologies ! Aujourd’hui il existe de nombreuses solutions permettant de simplifier la gestion de tes notes de frais et ainsi faciliter le passage en comptabilité de tes frais déductibles. Par exemple, notre partenaire L-Expert-comptable.com, peut te mettre à disposition des applications mobiles et web te permettant d’enregistrer et de conserver tes justificatifs à un seul endroit. Le petit “plus”, leurs experts-comptables y ont accès également, pas besoin de leur envoyer tes justificatifs. 

Bonne nouvelle n’est-ce pas ? D’ailleurs si tu en avez marre de passer tes weekends ou soirées à faire ta compatibilité, appel-les ! Leur cabinet comptable en ligne sont spécialisés dans l’accompagnement des Freelances. Ils s’occupent de tout et c’est sans engagement.

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