Le statut de freelance te donne accès à une liberté sur la gestion de ton emploi du temps mais il implique aussi une rigueur dans l’organisation qui n’est pas toujours évidente à mettre en place. Tu trouveras dans cet article, 3 conseils pour t’aider à gérer ton temps (et tous les outils qui te permettront d’optimiser tes journées).

 

1- Prend de bonnes habitudes et choisis les bons outils

Il est essentiel pour un freelance d’apprendre à gérer son temps afin d’assurer le bon déroulement de ses projets. Dans cette rubrique on te propose une sélection d’outils et quelques conseils qui t’aideront à mettre en place un planning efficace et rentable.

Toggl (gratuit et simple à prendre en main) et Time Doctor sont des outils de suivi du temps qui te permettront d’améliorer ta productivité et de contrôler le temps passé sur tes différents projets.

En tant que freelance, tu seras probablement amené à suivre divers projets avec plusieurs interlocuteurs. Des outils de gestion de projet comme Assana ou Monday.com sont utilisés pour organiser les projets qui pourront ensuite être partagés à d’autres utilisateurs. Il existe aussi des outils de prise de notes comme Todoist ou Evernote si tu es plus à l’aise avec l’idée d’organiser tes tâches sous forme de to do list.

Le choix des outils doit être adapté selon tes besoins et ta situation, mais attention à ne pas négliger les bonnes habitudes qui restent un facteur clé d’une organisation efficace. Les outils ne font pas tout !

 

Etre freelance te donne l’avantage de décider de ton temps travaillé mais veille à t’imposer des limites et à structurer ton temps ! L’idée est de mettre en place des horaires aussi fixes que possible afin de cadrer tes journées pour ne pas te laisser déborder. Tu rassureras d’autant plus ton client si tu es clair sur ta manière de t’organiser.

Privilégie aussi tes moments les plus productifs pour réaliser tes projets les plus complexes ! Définis les heures où tu es le plus efficace, et utilise-les à bon escient. Au contraire, réserve les tâches les plus simples aux heures où tu es le moins efficace.

 

2- Bien s’organiser pour gérer ses clients

Ton organisation doit être réfléchie pour maximiser ton temps de travail effectif et facturable. En moyenne, il est difficile pour la plupart des freelances de facturer plus que 16 à 18 jours par mois, en tenant compte des weekends et du temps non facturable (administratif, avant-vente…). Bien gérer ses clients est donc primordial pour perdre le moins de temps possible. Voici quelques petites astuces et habitudes à adopter pour les gérer de manière efficiente.

 

Tu vas rencontrer différents types de clients ou prospects et certains mettront ton organisation à rude épreuve. N’hésite pas à imposer des rendez-vous hebdomadaires ou mensuels en avance et bien délimités à tes clients. Cela limitera tes déplacements et les appels à répétition qui viendraient parasiter ton temps de travail effectif. Il faut que tu sois clair sur tes journées travaillées et ton temps personnel. Ton client doit comprendre que tu as d’autres missions et que tu réserves un temps de travail bien défini pour chacune d’entre elles. Pour les personnes bavardes ou pour les projets un peu complexes, tu peux proposer un rendez-vous juste avant le déjeuner pour éventuellement y prolonger les échanges si nécessaire.

 

Pendant que certains seront clients sont trop présents, d’autres au contraire, seront complètement absents. Ces derniers ne se rendent pas forcément compte que leur attitude bloque non seulement votre projet commun mais aussi tous ceux qui suivent ! Ce n’est jamais bénéfique d’accorder plus de temps que nécessaire à un projet car tu prends le risque de négliger tes autres missions. Tout client n’est pas bon à avoir, c’est un fait et tu dois l’accepter. Si tu as envie d’en savoir plus, je t’invite à prendre connaissance de ce florilège des clients à éviter !

 

Pour gérer la partie prospection et rendez-vous, tu peux prendre des solutions dédiées. Tu peux t’orienter vers des outils comme Calendly qui propose une version gratuite ou bien organiser facilement ton agenda de rendez-vous et gérer tes clients avec un CRM comme HubSpot. Google Calendar et Google Sheets sont aussi utilisés par de nombreux freelances pour gérer leur agenda et leurs clients. Ils sont pratiques et gratuits, pour ceux qui veulent rester dans la simplicité.

 

3- Gérer efficacement les tâches administratives

Les tâches administratives reste aujourd’hui une tâche assez chronophage pour un freelance, et encore une fois qui dit temps perdu dit temps non facturable !

 

Prendre les bons outils

On te conseille vivement de t’équiper a minima d’un logiciel de facturation pour éviter les erreurs et gérer efficacement les relances. Gérer les impayés est une tâche qui prend du temps et n’est pas des plus agréable, en plus de mettre ton activité à risque. Si tu gères des projets en dehors d’une plateforme de freelance, le logiciel te permettra un gain de temps considérable. C’est aussi l’occasion de rappeler que les plateformes de freelance comme Cherry Pick ont été mises en place pour :

  • te donner accès à un large choix de missions
  • te faire gagner du temps (outil, recherche de mission…)
  • sécuriser tes projets (contrat, garantie de paiement, soutien en cas de litige…)

En bref, la plateforme de freelance est là pour te protéger en cas de besoin et pour t’aider à trouver des missions et/ou à les diversifier.

 

S’entourer d’experts lorsque c’est nécessaire

Pour des soucis de budget ou tout simplement d’habitudes, on ne fait pas toujours appel à un expert comptable quand on est freelance. C’est une option qui peut être envisagée compte tenu des tarifs abordables pour les différents statuts.

En effet, en tant que freelance tu auras le choix entre plusieurs statuts, dont les 2 principaux sont :

  • Auto-entrepreneur
  • Société

Mais quelle est la différence entre ces deux statuts et quels sont leurs conséquences sur le plan comptable ? On t’explique.

Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur sont plus simples. Il doit suivre ses achats et ses recettes, et respecter les obligations de facturation. Les tâches sont plus accessibles et facilement gérable soi-même avec un logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur.

La société (SASU / EURL ) quant à elle sera soumise à des obligations comptables plus lourdes car elle devra par exemple déclarer ses comptes annuels à l’administration fiscale (bilan, compte de résultat, annexe).  Tout cela représente un ensemble de tâches qui nécessitent le plus souvent  l’intervention d’un expert comptable pour éviter d’éventuelles erreurs ou oublis.

L’idée de faire appel à un expert comptable peut freiner certains freelances pour des raisons de budget, mais aujourd’hui on peut trouver facilement un expert comptable en ligne dédié aux freelances pour un tarif mensuel très abordable.

Découvre toutes les possibilités de statut quand tu es freelance et les réponses aux questions les plus posées, dans ce replay 🙂

 

Tu l’auras compris, l’organisation est le maître mot de cet article !

Tu disposes désormais des outils nécessaires au bon déroulement de tes projets. Ne néglige pas les bonnes habitudes car même si les outils qu’on te propose sont très efficaces, ils ne feront pas tout. C’est toi qui décide de ta manière de t’organiser et c’est toi qui avisera des missions que tu accepteras (ou pas) !